Étape n°1 – Définition des objectifs et d’un concept original

Des objectifs précis pour une prise de position forte

Avant de penser à l’organisation de votre événement d’entreprise, fixer vos objectifs est primordial. Par la suite, cela vous permettra de définir le concept qui répondra à vos enjeux.

Pour cela, il vous faut répondre à cette question : pourquoi organiser un événement d’entreprise ?

Votre volonté est-elle de :

• motiver vos équipes ?
• féliciter vos équipes ?
• faire un bilan de l’année passée et fixer de nouveaux objectifs ?
• présenter à la presse, à vos partenaires et/ou à vos clients un nouveau service/produit ?

Cette liste de possibilités est bien évidemment non exhaustive, faites une introspection pour définir vos objectifs.

Le choix du concept, la pierre angulaire du projet

Dans cette partie, plusieurs axes doivent être définis :

• Quel type d’événement organisez vous ? Séminaire, présentation presse, réunion, etc. L’originalité est fortement appréciée, n’hésitez pas à solliciter vos équipes lors d’un brainstorming.
• Pour qui ? Il s’agit ici, de définir votre cible, d’identifier le public souhaité.
• Où ? Le choix du lieu est très important. Il doit répondre à des prérequis comme : l’accessibilité au lieu (transports en commun, parking à proximité, etc.), une capacité d’accueil suffisante.
• Quand ? La date doit prendre en compte les contraintes de la cible. Les jours fériés sont susceptibles d’évoluer selon les cultures, les vacances varient selon les zones géographiques. Ce sont autant de facteurs à prendre en considération, pour définir la date la plus propice à la réussite de votre manifestation.
• Comment ? Vous devrez consulter des prestataires externes pour l’animation de l’événement. Cela passe autant par le traiteur, le service de transport, que les activités. Vous pouvez également faire une recherche des compétences internes de votre entreprise.

Le Business Plan, l’épée de Damoclès de votre événement

Le Business Plan vous permet d’établir la stratégie économique déployée pour la réussite de votre événement. Avec cet outil, vient s’ajouter le budget prévisionnel. Ce dernier doit vous permettre d’identifier les dépenses et ressources de votre entreprise pour l’organisation de votre manifestation.

De plus, établir un budget prévisionnel est requis pour définir les activités et services de votre événement. Le budget prévisionnel et de manière général le business plan, permettent d’évaluer la faisabilité et la viabilité du projet. Outils élémentaires, ils vous permettront d’anticiper toutes mauvaises surprise.

Étape n°2 – Le suivi de votre d’événement d’entreprise

A présent, le concept est acté. Il vous faut maintenir le lien entre toutes les parties sollicitées et suivre dans le détail l’organisation de votre événement.

Pour cela, la création d’un rétroplanning est de mise. Cet outil permet de faire un état des lieux de toutes les tâches préparatoires d’une manifestation. Il est important de mentionner les personnes de votre équipe et les tâches sur lesquelles elles ont été missionnées. Les deadlines doivent également être indiquées afin de se prémunir de tout imprévu.

Garder à l’esprit que vous devez avoir une marge de manœuvre pour chaque tâche. L’humain est remplaçable au même tire que le matériel, mais le temps ne se rattrape pas:  il sera votre ennemi si il n’est pas maîtrisé.

Utilisez un outil comme le diagramme de Gantt. Cet outil vous permettra d‘envisager les tâches, leur durée et leur deadline, d’avoir une vision d’ensemble du projet et de voir celles qui se chevauchent. Vous devez également identifier les points critiques du projet qui pourraient remettre en cause votre événement, vous devrez alors penser aux alternatives possibles en amont.

Étape n°3 – L’organisation de l’événement d’entreprise, le pendant et l’après

Être à l’affût de chaque détail susceptible d’apporter un changement à votre événement 

Lorsque vous organisez un événement, vous devez garder à l’esprit que tout imprévu peut arriver. Garder au plus près de vous une équipe projet réactive, qui saura vous assister dans tous types de situations.
Il est nécessaire de briefer vos équipes et d’être en contact permanent avec les prestataires. La communication et le suivi sont une obligation pour que l’événement se déroule sans encombre tout au long de sa tenue. En tant qu’organisateur, vous êtes le maître du temps. Dans un monde idéal, vous ne devez avoir aucune tâche affectée afin de pouvoir anticiper le bon déroulement des moments forts et gérer les incidents.

L’événement terminé ne rime pas avec la fin du projet

Il est essentiel de convier vos équipes pour une ultime réunion pour débriefer l’organisation de l’événement. Recueillez des impressions à chaud lors de l’événement mais également quelques jours, voir semaines après. Avec le recul, des éléments peuvent revenir à la mémoire de vos collaborateurs. Retranscrivez toutes ces informations sur un document qui pourra être ressorti pour l’organisation d’un autre événement.

Mettez en place des questionnaires de satisfactions, ou un livre d’or à disposition de votre cible afin de recueillir leurs impressions.

A présent, vous avez tous les outils pour organiser votre événement d’entreprise. L’équipe du Pôle Mécanique Alès Cévennes est à votre disposition pour vous accompagner dans vos projets.